办公室礼仪

　　关于办公室礼仪，很少会写在纸上，尽管这些比实际听起来要重要得多。“礼仪”一词在词典里被定义为“被大众和权威所认可的行为方式。”找出你们公司里被大家所认可的“礼仪”和习惯对你会很有帮助，“忽略”不能被视为原谅你的理由。总之，像你希望别人那样对你的方式来对待别人是不会有错的。

　　你应该知道谁可以直呼其名，谁需要带上“先生”、“小姐”及“夫人”等尊称。你会发现谦恭的称谓不是年龄或职务的必然要求，尽管在你不能肯定时使用这些称谓是个好的开端。在你被介绍给别人时，你应该仔细倾听以知道一些本公司的“行话”；你还应该尽可能地注意你的同事和老板是如何称呼别人的。当然，最直接的方式是去问他如何称呼。对你的客户或顾客最好称呼“先生”或“夫人”，除非你被要求别样的称呼。例外的情况是他们与你的年龄相当，你可以随便一点。

　　要对你的老板和同事表现出足够的尊重。当别人走进你的办公室或工作区域时，要停下来，并对他表示出你的关注，看你能帮助他什么。当你的电话响起，而你正在和别人讲话时，要赶快拿起电话向对方解释你正在开会，告诉他一会儿打回去，或者设置成语音电话，千万不要撇下和你讲话的人。你的选择取决于公司是否要求你亲自回答每一个电话，也取决于你正在开的会的重要程度。如果你的邻桌暂时离开他的办公桌，接听他的电话是一种礼貌的表现；在你把电话转到秘书那里或让他留言之前，尽量找一找你的邻桌。

　　办公室礼节也包括一些琐碎的事情，比如你倒的咖啡是最后一杯的话，你就应该再烧上一壶；不要吝啬于贡献出你的咖啡；帮助搞好厨房、咖啡间的清洁卫生（比如及时扔掉冰箱里长毛的三明治）；不要偷看别人的邮件；未经允许之前，不要轻易地借用别人的桌椅；要避免使自己陷入不必要的尴尬。

　　打电话的礼仪

　　要弄清楚公司是如何要求你使用电话的。如果电话是直接打到你这里，你应该这样接电话：“你好！××公司，我是Roger。”如果电话是从前台或者秘书那里转来的，“我是Roger”就可以了。

　　学会使用办公电话系统。比如，如何把电话转给别人，如何把电话转入语音留言状态，这是你上班伊始应该弄明白的事情。从前台或秘书那里获得一些有益的经验，以免造成工作的失误。

　　如果你被要求去接电话，不管是偶尔一回还是你工作的一部分，都不要去抱怨。要尽可能地询问打电话的人有什么需要帮助的，通常他们会是公司的客户。如何接听客户的投诉和抱怨是非常重要的。问一下他是否要留言，并且仔细地做记录，这是一种尊重人的表现。费时间确认对方名称的拼写和他的电话号码会给对方留下一个好的印象，而不是令人反感。

　　永远都不要对打来电话的人说“我不知道。”相反地，要尽量地给对方一个答复，或者对他说你会马上找人来讨论这件事。然后，你要尽可能快地给他答复。不管怎么样，你都不要把电话转给你认为可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解决的问题，一直负责下去，直至问题有了答案或答复。搪塞拖延只会给你留下一个不好的形象。如果答复他需要较长的时间，你应该让她放下电话，说你会给他打回去。记住，如果你让对方不要挂电话，应该先对她说一下。

　　如果对方提出的要求对你或者公司来说是非分的或者过分的，不要很自然地说：“不，你的要求我们不会满足的。”你应该说：“这个我不能肯定，我弄清楚了再打给你，好吗？”即使答案仍然是“NO”，客户也会觉得你做过了努力。

　　如何使用礼貌用语

　　如今，语音电话已越来越普及，然而，尽管它有种种的便利之处，人们还是觉得“留言” 成了人们直接对话并且尽快得到答复的一个障碍。而有些人从来不去直接接听电话，而是使用录音电话。打电话时你听到的是留言电话用的一些“格式语”，而不是你想找的人在接听，可这种情况往往是最后使你的工作耽误上几天得不到解决。如果你必须留言的话，务必要留得尽量详细，因为只有这样才能使你想要找的人通过电话给你一个较完满的答复。

　　对于公务繁忙的人来说，录音电话是一个不错的工具。但对于刚刚踏上工作岗位的你来说，应尽可能地接听每一个电话，而不要使用电话录音功能，因为你的老板和同事会认为初级职位的你还不适合使用它。

　　你也应该养成回复所有打电话给你的人，而且尽可能地在当天就回复。如果一个人为了一件事情而三番两次地打电话给你，他们会为你贴上这样的“标签”：你是一个不可信赖的、没有效率的人。随后，你会惊讶于这样的评论是如何之快地传到你老板那里。

　　另外，关于如何有效地在别人的电话里留言，还有几个不可不知的秘诀：<